Lễ khai trương công ty là hoạt động vô cùng quan trọng, đánh dấu bước đi đầu tiên của công ty. Để có được một buổi lễ thành công, thuận lợi thì bạn cần có kịch bản kế hoạch làm lễ khai trương công ty chi tiết và cụ thể nhất.
Bài viết này của chúng tôi hướng dẫn bạn những công việc cần làm trước ngày khai trương, trong ngày khai trương. Bên cạnh đó, đưa ra một số mẫu kế hoạch cụ thể để giúp bạn có định hướng và cái nhìn tổng quan hơn.
1. Setup khu vực làm lễ khai trương
Sự kiện khai trương nào cũng cần thiết lập hoàn thiện trước ngày lễ diễn ra. Một số hạng mục mà bạn cần chú ý như sau:
- Trang trí cho lễ khai trương: Hoa tươi, hoa giấy, bong bóng, băng rôn, banner, backdrop, cổng chào…
- Sân khấu tổ chức lễ: Sàn sân khấu, thảm trải sàn, khung treo, màn chiếu led; Các thiết bị âm thanh ánh sáng như máy chiếu, loa đài…
- Khu vực xung quanh sân khấu: Tấm chắn barie bảo vệ, thảm đỏ, làn đường di chuyển của khách mời.
- Khu vực ở dưới sân khấu: Bàn đại biểu, ghế ngồi cho khách tham dự, có thể là ô che mưa nắng, bạt che…
- Nơi tiếp đón khách tham gia: Bàn lễ tân, bàn tiệc teabreak…
- Một số thiết bị lưu động cần dùng trong ngày khai trương: Quạt điều hòa công suất lớn, máy phát điện dự phòng…
- Đồ dùng cho khách: Mũ, pháo hoa giấy, đồ uống, trái cây, một vài món quà nhỏ tự chọn, tờ rơi, tờ giới thiệu về công ty.
**Xem thêm: Những việc cần làm trong ngày khai trương cửa hàng
Một số lưu ý trong khi setup chuẩn bị cho lễ khai trương công ty
- Bạn cần biết sự kiện này có rất nhiều hạng mục cần chuẩn bị. Công việc của bạn không chỉ là liên hệ với các đơn vị cung cấp thiết bị, vật tư rồi chờ họ mang đến địa điểm và thực hiện lắp đặt. Bạn cần phải check xem liệu như thế này đã đủ hay chưa, có thiếu sót gì không.
- Khi muốn treo băng rôn, backdrop trang trí…thì cũng cần thuê đơn vị thiết kế hoàn thiện ít nhất 1 ngày trước đó. Đừng có làm gấp nếu không sẽ không thể truyền tải hết được những thông điệp và ý nghĩa bạn dành cho khách hàng.
- Kinh phí cho dàn âm thanh ánh sáng vô cùng lớn, hãy dự toán ngân sách và chuẩn bị mọi thứ thật kỹ lưỡng nhé.
2. Chuẩn bị trong ngày lễ khai trương
Khoảng một vài tiếng trước khi sự kiện diễn ra thì hãy đảm bảo khâu setup khu vực làm lễ khai trương đã hoàn thiện. Kiểm tra lại toàn bộ các hạng mục:
- Banner đã treo dọc lối đi vào nơi diễn ra sự kiện, treo xung quanh công ty bạn.
- Băng rôn dùng để đón khách treo ở giữa cổng chính/trước khu vực khai trương.
- Dựng cột inox để gắn thành hàng rào, tạo đường đi cho khách tham quan
- Tạo cổng chào đơn giản, lắp bạt để đón khách tham quan và mua sắm.
- Khu vực sân khấu khai trương đã hoàn thiện hệ thống điện, âm thanh, ánh sáng. máy chiếu, màn led
- Ghế ngồi đã được thắt nơ và sắp xếp gọn gàng cùng với bàn có thảm trải sang trọng.
- Tại khu vực khách mời, có sẵn tên đại biểu tham gia. Hoa tươi trang trí trên bàn và có đầy đủ nước uống, trái cây.
- Khu vực đón khách cũng chuẩn bị tiệc tea break, cafe, nước khoáng, trà, rượu vàng…để khách tự do thưởng thức trong khi chờ diễn ra buổi lễ.
**Xem thêm: Cách cúng khai trương tối giản,tiết kiệm cho công ty nhỏ chuẩn phong thuỷ
Một số lưu ý khi thực hiện công việc này như sau:
- Người quản lý là người nắm rõ và điều hành mọi việc. Cần chọn đúng người để tránh những sai sót có thể xảy ra.
- Mỗi người cũng cần cố gắng hoàn thành nhiệm vụ đã được phân công. Ai chưa thể hoàn thành được thì cần báo lại để mọi người cùng hỗ trợ cho nhau.
- Cần có checklist danh sách công việc. Mỗi giai đoạn hoàn thành cần đánh dấu rõ ràng để không mất thời gian chuẩn bị lại nữa.
- Trường hợp có quá nhiều hạng mục cần chuẩn bị, trong khi lại không đáp ứng đủ về nhân lực và thời gian. Thì bạn có thể thuê đơn vị tổ chức sự kiện để được hoàn thành tốt nhất. Chi phí sẽ hơi tốn một chút nhưng đảm bảo hoàn thành mà không xảy ra sai sót nào.
- Cần có những dự tính/ dự trù khác có thể xảy ra về hạng mục công việc cùng chi phí. Sau khi chuẩn bị mọi thứ xong xuôi thì kiểm tra lại xem có phát sinh nhiều hơn kế hoạch không.
3.Tiến hành thực hiện lễ khai trương
Đây là bước mấu chốt, quyết định đến sự thành công của buổi lễ khai trương. Cho dù bạn setup buổi lễ chỉnh chu như thế nào nhưng nếu như như không thực hiện thành công phần này thì coi như công sức “đổ xuống sông xuống bể”.
- Bố trí nhân viên bảo vệ tại cổng hướng dẫn khách đỗ xe và nhận hoa chúc mừng
- Đội múa lân biểu diễn mở màn
- Nhân viên lễ tân đón khách, hướng dẫn họ ngồi đúng vị trí của mình.
- MC xuất hiện và giới thiệu chương trình
- Biểu diễn một số tiết mục văn nghệ từ vũ đoàn, nhóm nhảy. Hoặc thậm chí là màn văn nghệ “cây nhà lá vườn”.
- Chiếu clip về công ty, phim giới thiệu doanh nghiệp
- MC mở đầu và giới thiệu các vị đại biểu
- Lãnh đạo phát biểu khai mạc
- Cắt băng khai trương cho buổi lễ, khui sâm panh chúc mừng
- Khách tự do tham quan khu vực công ty. Các nhân viên tư vấn có thể giới thiệu kèm sản phẩm.
- Khách dùng tiệc tùy ý
- Tạo ra một số mini game hấp dẫn để kích thích khách hàng. Tránh cho buổi lễ khai trương nhàm chán
- Tiễn khách ra về và tặng quà, gửi lời cảm ơn
- Tiến hành dọn dẹp vệ sinh khu vực tổ chức
Một số lưu ý quan trọng trong phần này như sau:
- MC dẫn dắt phải là người hoạt ngôn, chuyên nghiệp
- Các tiết mục biểu diễn sôi động, vui vẻ và bắt mắt
- Quà tặng có ý nghĩa thiết thực với tất cả mọi người
- Đừng quên gửi những lời cảm ơn chân thành nhất đến các vị khách đã đến với công ty bạn trong ngày khai trương.
- Có thể có một số phát sinh, hãy cố gắng lường trước bạn nhé.
**Xem thêm: Top 30 lời chúc khai trương công ty thuận lợi nhiều may mắn
4.Một số mẫu kịch bản cho ngày khai trương
Mẫu 1:
|
STT |
Nội dung |
Chi tiết |
Phụ trách |
|
I |
Chuẩn bị |
||
|
-Trang trí |
Bóng bay, banner, backdrop… |
2 nhân sự (NS) |
|
|
-Âm thanh, ánh sáng |
Loa đài, mic… |
2 NS |
|
|
-Tiệc tea break |
Trái cây, đồ uống, bánh ngọt… |
2 NS |
|
|
-Thiết bị, đồ dùng |
Màn chiếu, bàn ghế…. |
3 NS |
|
|
II |
Tổ chức lễ khai trương |
||
|
08 – 9h |
Xác nhận và đón khách |
Bảo vệ, lễ tân |
|
|
9h – 9h10 |
MC ổn định và giới thiệu |
MC |
|
|
9h10 – 9h20 |
Phát biểu lãnh đạo |
Đại diện lãnh đạo |
|
|
9h30 – 10h |
Tiến hành một số nghi thức |
Ban lãnh đạo |
|
|
10h – 10h30 |
Văn nghệ chào đón
|
