Hướng dẫn mẫu Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện chi tiết chuyên nghiệp

Những năm trở lại đây, nhu cầu tổ chức các sự kiện với quy mô hoành tráng, chuyên nghiệp ngày càng tăng cao. Kéo theo đó là sự ra đời của hàng loạt đơn vị tham gia vào Ngành tổ chức sự kiện trên địa bàn cả nước hiện nay. Tuy nhiên, để tổ chức các sự kiện trang trọng, quy mô lớn, thường phải trải qua nhiều công tác chuẩn bị kỹ lưỡng. Sau đây hãy cùng Caterer Vietnam tìm hiểu hoạt động lập mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết để có thể thấy được vai trò của khâu này trong toàn bộ quá trình điều hành và tổ chức sự kiện.

Có thể nói, đối với mỗi sự kiện khác nhau, ban tổ chức sẽ phải lập các kế hoạch tổ chức sự kiện khác nhau với một số điều chỉnh hợp lý, linh hoạt, tuy nhiên nhìn chung vẫn phải đảm bảo một số nội dung sau đây.

Tham khảo:

Quy trình tổ chức sự kiện chi tiết và đầy đủ cho doanh nghiệp

Xác định mục tiêu của kế hoạch tổ chức sự kiện

Mục đích sự kiện

kế hoạch tổ chức sự kiện
Trước tiên cần xác định rõ mục đích của sự kiện này là gì. (Nguồn: Caterer Vietnam)

Trước hết, ban tổ chức cần xác định mục đích của sự kiện. Theo đó, đối với các sự kiện khác nhau như lễ khai trương, khánh thành, hội nghị khách hàng,… sẽ có mục đích tổ chức tương đối khác nhau. Có thể là để giới thiệu, ra mắt sản phẩm mới hoặc là nhằm truyền một thông tin thương hiệu nào đó tới cộng đồng hay một nhóm người nào đó. Việc xác định rõ và biết được chính xác những gì muốn làm sẽ là tiền đề thuận lợi để lên chương trình tổ chức sự kiện hiệu quả, thành công.

Mục tiêu cần đạt được

Tiếp đến là đặt ra các mục tiêu cần đạt được. Như số lượng khách hàng tham dự, doanh số bán ra trong và sau sự kiện… Việc đặt ra các mục tiêu này sẽ không chỉ giúp doanh nghiệp tổ chức một sự kiện thành công; mà còn giúp định hướng và xây dựng, quảng bá hình ảnh thương hiệu tốt hơn trong tương lai.

Hình thức tổ chức

kế hoạch tổ chức sự kiện
Dựa vào hình thức của sự kiện, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc lên kế hoạch tổ chức. (Nguồn: Caterer Vietnam)

Quyết định hình thức tổ chức sự kiện, nôm na là ban tổ chức cần xác định địa điểm và thời gian tổ chức chương trình. Theo đó, tùy vào tính chất trang trọng của sự kiện và số lượng khách tham dự, doanh nghiệp có thể bàn bạc thống nhất kế hoạch tổ chức sự kiện để quyết định tổ chức trong nhà hoặc ngoài trời. Qua đó dự trù ngân sách và lên kịch bản chương trình cho phù hợp.

Thời gian cho các giai đoạn (thông báo, chuẩn bị, thi công, kết thúc)

Và sau khi tổng hợp các dữ liệu trên, tiếp đến doanh nghiệp cần xây dựng deadline cho các giai đoạn. Tổ chức cho chương trình sao cho đảm bảo tiến độ và đầy đủ các hạng mục lớn nhỏ. Từ trang trí thi công sân khấu, âm thanh ánh sáng, MC, hoạt náo, nghệ thuật, trang bị phụ kiện…

Xây dựng kịch bản trong kế hoạch tổ chức sự kiện

tổ chức sự kiện
Có được kịch bản tổ chức chi tiết, sự kiện của doanh nghiệp sẽ trở nên hoàn hảo và thành công nhất. (Nguồn: Caterer Vietnam)

Đây là một bước vô cùng quan trọng vì trên thực tế. Vì với mỗi loại hình event thì sẽ có một kịch bản chương trình tương ứng. Theo đó, ban tổ chức thường cần phải chuẩn bị 2 loại kịch bản là kịch bản tổng quát và kịch bản chi tiết.

Kịch bản tổng quát

Trong đó kịch bản tổng quát là phần bao quát hết các công việc chung cho toàn bộ sự kiện, các chương trình diễn ra. Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện; bao giờ bên công ty sự kiện cũng phải đưa phần kịch bản tổng quát này cho khách hàng để họ tự quản lý lịch trình sự kiện và nắm được các nội dung chương trình trước và trong khi sự kiện diễn ra.

Kịch bản chi tiết

Còn đối với các kịch bản sự kiện chi tiết hay còn gọi là kịch bản MC. Trong đó có kèm lời dẫn MC và phần phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận, từng cá nhân, và cả MC.

Thông thường, một event hội nghị buổi tối sẽ khác với một event cộng đồng vào ban ngày. Do đó, cần thay đổi, biến hóa kịch bản sao cho phù hợp theo tính chất của chương trình. Cũng là một kĩ năng của người làm sự kiện.

Chuẩn bị, thiết lập các hạng mục trong kế hoạch tổ chức sự kiện

kế hoạch tổ chức sự kiện
Phải chi tiết trong từng hạng mục, thì kế hoạch tổ chức sự kiện của doanh nghiệp mới có thể chạy được. (Nguồn: Caterer Vietnam)

Theo đó ban tổ chức cần lập các nhóm phụ trách và phân công việc cho từng nhóm, từng ban. Đối với ban đối ngoại sẽ phụ trách chuẩn bị giấy mời và gửi giấy mời cho khách. Ban hậu cần đảm nhận phần hội trường phương tiện giao thông, quà tặng, phần thưởng.

Nhóm lễ tân phụ trách tiếp và đón khách ở cổng chương trình. Còn về ban nội dung, sẽ cần chuẩn bị các bài viết, bài phát biểu và tài liệu cho khách mời, cùng với ban tổ chức tiến hành lên chương trình tổ chức sự kiện.

Hotline:0907780812 – Mr. Phong

Caterer Vietnam hiện đang có nhiều ưu đãi hấp dẫn cho Dịch vụ Tổ chức Sự Kiện cho công ty, doanh nghiệp Liên hệ ngay để nhận được báo giá tốt nhất thị trường!

Giám sát các yếu tố trong quá trình tổ chức sự kiện

Để tránh các vấn đề phát sinh ban tổ chức cần có đội ngũ nhân viên giám sát. Giúp kiểm tra các khâu tổ chức chương trình. Dự trù và bố trí một buổi hoặc một ngày tổng duyệt chương trình trước khi sự kiện diễn ra. Để đảm bảo các bộ phận có thể phối hợp ăn ý với nhau. Và hạn chế đến mức tối đa các sai sót.

Trên đây là tổng hợp về các nội dung của mẫu kế hoạch tổ chức sự kiện. Nếu quý khách hàng có nhu cầu tổ chức các loại hình sự kiện. Như khai trương, khánh thành, hoặc hội nghị khách hàng… Có thể liên hệ với công ty tổ chức sự kiện Caterer Vietnam để được tư vấn và báo giá tốt nhất.

Tìm hiểu thêm:

Tổ chức sự kiện là gì? Kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công
Hướng dẫn lên quy trình tổ chức sự kiện chi tiết và chuẩn nhất

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *