Tổ chức event cần những yếu tố gì? Cách tổ chức event thành công

Tổ chức event còn có cách gọi khác là tổ chức sự kiện. Tổ chức event là các bước để thực hiện một sự kiện nào đó. Bắt đầu từ việc lên ý tưởng, kịch bản cho đến khi kết thúc sự kiện. Tổ chức event, sự kiện diễn ra ở tất cả các lĩnh vực như giáo dục, kinh doanh, thể thao… Thông qua các hình thức hội nghị, roadshow, họp báo… Nhằm mục đích đưa sản phẩm tới gần công chúng hơn, hoặc truyền đạt một thông tin nào đó.

Tổ chức event là gì? Mục đích tổ chức event

Event là các hoạt động có chủ đích, quy tụ số lượng lớn công chúng tham gia. Được diễn ra tại một địa điểm và một thời gian đã xác định.  

Tổ chức event là sự kiện được dự tính và lên kế hoạch theo những mục tiêu đã được đề ra từ người tổ chức, Nhằm truyền tải thông điệp và nội dung nào đấy đến người tham dự.

Tùy vào hình thức và tính chất của sản phẩm mà có các loại event khác nhau như: Event cho doanh nghiệp gồm có hội nghị, hội thảo, lễ khai trương, lễ khánh thành, lễ cất nóc… Event phổ biến có thể kể đến các cuộc họp báo, lễ tri ân, chương trình ca nhạc, giới thiệu sản phẩm… Ngoài ra còn có các event phi lợi nhuận như hoạt động từ thiện, quyên góp, lễ hội…

Tổ chức event cần những yếu tố gì? Cách tổ chức event thành công

Việc tổ chức event giúp các công ty đưa những sản phẩm của họ hoặc đưa những thông điệp mà công ty muốn truyền đến người dùng. Cũng có thể là một cách để nhắc lại những sản phẩm cũ của công ty để người dùng nhớ đến thông qua các buổi roadshow, activation,…. Ngoài ra event ở đây còn bao gồm những bữa tiệc gặp mặt, tiệc trà, hoặc những bữa tiệc ăn uống. Tạo điều kiện để gắn kết tình đồng nghiệp giữa đồng nghiệp và ban giám đốc.

Các cách tổ chức một event thành công

Tổ chức event với mục tiêu cụ thể

Đặt mục tiêu rõ ràng cho event giúp quý công ty đi đúng hướng trong quá trình tổ chức event. Từ việc setup thiết bị, mẫu kịch bản họp báo, cũng như phân bổ nguồn nhân lực; cho đến mẫu timeline sự kiện, kịch bản gameshow mẫu. Tất cả đều sẽ được dễ dàng và thống nhất hơn; tạo động lực để toàn bộ bộ phận tổ chức hoàn thành công việc được giao tốt hơn. Giúp quý công ty đạt được kết quả mong muốn khi kết thúc event đó.

Hãy bắt đầu cuộc đua với một cái đích định sẵn

Xác định đối tượng khách hàng muốn hướng đến

Trong bất kỳ sự kiện nào, số lượng khách hàng và khách hàng tiềm năng mà một event thu hút được là cơ sở để đánh giá sự thành công của nó. Vì thế, việc khoanh vùng đối tượng khách hàng mục tiêu sẽ giúp bạn xây dựng được concept thích hợp, xuyên suốt sự kiện.

Cụ thể, nếu bạn tổ chức hội chợ tại vùng nông thôn, khách hàng tiềm năng của bạn chủ yếu thuộc tầng lớp lao động, nông dân. Tuy nhiên, bạn lại chọn xây dựng chủ đề sang trọng, xa xỉ vì không xác định trước khách hàng mục tiêu. Bạn nghĩ chương trình này thực sự có thành công?

Xác định được đối tượng tiềm năng là đã nắm được tới 40% sự thành công

Tổ chức event cần những yếu tố gì? Cách tổ chức event thành công

Yếu tố chọn nhân lực tổ chức event hợp lý

Việc chọn nguồn nhân lực khá quan trọng trong quá trình tổ chức event. Nếu chọn sai sẽ khiến việc tổ chức bị trì trệ, hoặc có thể dẫn đến không thành công. Vậy để việc tổ chức diễn ra suôn sẻ, nhân lực cần đầy đủ các yếu tố sau:

  • Có kiến thức: Phải có kiến thức về sản phẩm, về lĩnh vực quý công ty muốn tổ chức event. Cũng như hiểu biết về đối tượng khách hàng mà quý công ty muốn hướng đến.
  • Kỹ năng: Có kỹ năng lập kế hoạch tổ chức. Đồng thời có khả năng giám sát quá trình tổ chức sự kiện.
  • Có khả năng sáng tạo, xử lý tình huống
  • Thái độ: Có một thái độ nghiêm túc, nhiệt tình không ngại khó khăn. Chịu áp lực công việc cũng như luôn luôn học hỏi và xây dựng mối quan hệ với mọi người.

Công tác quảng bá cho event tổ chức

Sự ảnh hưởng và độ bao phủ của một sự kiện càng rộng thì càng có lợi cho doanh nghiệp. Để buổi sự kiện được diễn ra suôn sẻ, tốt đẹp, bạn cần phải thu hút một lượng khách hàng tiềm năng nhất định trước khi event diễn ra.

Hãy tưởng tượng rằng bạn đã bỏ ra hàng triệu đô kinh phí, chuẩn bị một chương trình kĩ càng nhưng lại không hề có một ai biết đến, điều này thực sự kinh khủng.

Do vậy, việc quảng bá hình ảnh sự kiện hết sức quan trọng. Tuỳ vào kế hoạch và nguồn kinh phí có sẵn, bạn sẽ xác định được việc sử dụng phương tiện truyền thông để quảng bá khách hàng một cách hiệu quả nhất.

Tận dụng được lợi thế truyền thông sẽ giúp sự kiện “Bùng nổ” 

Mẫu kịch bản chương trình tổ chức sự kiện

Bất kỳ loại hình sự kiện nào cũng có 3 loại kịch bản đó là: Kịch bản đường dây, kịch bản MC và kịch bản kỹ thuật.

Kịch bản đường dây 

Kịch bản đường dây hay còn gọi là kịch bản quy trình. Kịch bản bao gồm tất cả các quy trình về đề mục, tiết mục của buổi event. Kịch bản này thường dành cho người quản lý sự kiện; để có thể nắm bắt được tổng thể chương trình.

Trong kịch bản đường dây cần chi tiết các mục như sau: số thứ tự các tiết mục, tên tiết mục, nội dung tiết mục đó, người thể hiện, thời lượng giới hạn.

Quý khách nên có phần ghi chú để người quản lý có thể thêm vào những lưu ý khác trong quá trình tổ chức sự kiện.

Tổ chức event cần những yếu tố gì? Cách tổ chức event thành công

Kịch bản MC

Kịch bản MC còn gọi là kịch bản chi tiết, vì nó chi tiết hơn cả kịch bản đường dây. Ở kịch bản này sẽ có những lời thoại dành cho MC theo từng trình tự tiết mục khác nhau.

Vì thế kịch bản MC sẽ dựa trên kịch bản đường dây; nhưng cần bổ sung thêm các lời giới thiệu, lời chào… của MC.

Kịch bản MC càng chi tiết thì buổi lễ sẽ diễn ra suôn sẻ hơn, tránh được va vấp nhiều hơn.

Kịch bản kỹ thuật

Kịch bản kỹ thuật sẽ dành cho bộ phận kỹ thuật – bộ phận làm việc sau sân khấu. Gồm âm thanh, ánh sáng, đạo cụ, kỹ thuật sân khấu… Để họ có thể phối hợp làm việc với nhau.

Kịch bản kỹ thuật thường do người đạo diễn chương trình sẽ lên chi tiết hoá. Vẫn sẽ dựa trên kịch bản đường dây; để cùng nắm bắt quy trình và thực hiện đúng những gì các tiết mục đưa ra.

Sự phối hợp giữa 3 kịch bản trên là yếu tố cần thiết để tạo nên một sự kiện thành công.

Hotline:0907780812 – Mr. Phong

Caterer Vietnam hiện đang có nhiều ưu đãi hấp dẫn cho Dịch vụ Tổ chức Sự Kiện cho công ty, doanh nghiệp Liên hệ ngay để nhận được báo giá tốt nhất thị trường!

Công ty tổ chức Event chuyên nghiệp Caterer Vietnam

Để tạo nên một sự kiện thành công mà không phải phí phạm nhiều công sức, bạn nên nhờ đến sự trợ giúp của các công ty tổ chức sự kiện uy tín. Là công ty tổ chức event chuyên nghiệp, Caterer Vietnam chuyên cung cấp dịch vụ liên quan đến sự kiện. Với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, nhiệt huyết và giàu kinh nghiệm. Chúng tôi luôn cố gắng làm hài lòng mọi khách hàng với chất lượng phục vụ tốt nhất. Để biết thêm thông tin về tổ chức sự kiện bạn có thể truy cập vào chuyên mục tin tức ngành tổ chức sự kiện của chúng tôi.

 

»»» Tìm hiểu thêm:

  • Tổng quan về tổ chức sự kiện – Những yếu tố cần biết khi làm nghề
  • Top 10 trung tâm tổ chức sự kiện đa dạng giá cả tại TP.HCM
  • Top 10 công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại TP.HCM
This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *